Trabalho remoto e home office: guia prático para empresas

Mulher em trabalho remoto ou home office

Um estudo realizado pela Fundação Dom Cabral em parceria com a Grant Thornton mostra um cenário interessante e que deve estar em pauta na sua empresa: de 705 profissionais entrevistados, 54% querem pedir aos gestores a possibilidade de continuar a trabalhar remotamente. Esse número nos faz repensar em uma nova realidade para o escritório, na qual a tendência é ele ser em casa ou em qualquer lugar do mundo. 

Isso significa que, para pensar em novos modelos, é importante entender a diferença entre o trabalho remoto ou home office, assim como reformular todos os processos internos da sua empresa, a fim de criar novas práticas que se encaixam nesse novo cenário. 

Sabemos que deixar o tradicional para começar um rumo totalmente inovador não é tarefa fácil, por isso preparamos um guia prático para inspirar empresas que já decidiram pelo home office, mas não sabem por onde começar. 

Trabalho remoto ou home office? 

Você também acredita que trabalho remoto e home office são sinônimos? Tudo bem! A maioria das pessoas confunde os conceitos e isso é bem comum, mas a verdade é que ambos têm sentidos diferentes. Vamos explicar!

O trabalho remoto é aquele que pode ser feito de qualquer lugar: de casa, em uma praia, de um coworking, enfim, onde a pessoa se sentir produtiva e confortável para trabalhar. É um modelo mais livre, entretanto isso não significa falta de responsabilidade e compromisso, e sim que o colaborador ou prestador de serviço tem mais autonomia para organizar a sua rotina de trabalho. 

Já o home office acontece necessariamente em casa. Portanto, todo trabalho remoto pode ser um home office, mas nem todo o home office é um trabalho remoto. O local onde as atividades acontecem é a principal diferença. 

Quais as vantagens desses modelos de trabalho?

O trabalho remoto e o home office oferecem muitas vantagens para colaboradores, assim como para as empresas. Apesar de alguns administradores sentirem-se um pouco receosos sobre o desempenho dos funcionários, pesquisas já mostram que pessoas se sentem tão produtivas quanto os dias de escritório ou até mais. 

Entre as vantagens, separamos as seguintes:

Redução de custos

Com a equipe em trabalho remoto ou home office, contas de água e energia diminuem drasticamente, assim como a de manutenção do local. Caso a sua empresa deixe de ter uma sede física, o aluguel também pode ser riscado da lista. Como não há mais necessidade de se locomover, o vale-transporte ou auxílio-gasolina também deixam de ser um gasto. 

Mas atenção! Mesmo com esses cortes, é importante ter uma ajuda de custo e preocupar-se com a estrutura em que os seus colabores trabalham e proporcionar boas cadeiras, mesas de trabalho próprias e rever quais as novas necessidades. 

Funcionários mais satisfeitos

Uma das preocupações e reclamações que muitos colaboradores têm é sobre o tempo que se dedicam à locomoção de casa para o trabalho. Sem dúvidas, isso pode reduzir o tempo em família, aumentar o estresse e, consequentemente, impactar negativamente a qualidade de vida. 

Em trabalho remoto ou home office, sua equipe pode se dedicar mais à vida pessoal, à família e ao descanso, o que gera um time mais satisfeito com o emprego atual. 

Mais autonomia

Gerar autonomia para os seus colaboradores significa agilidade para a sua empresa. É claro que a boa comunicação é essencial para manter uma conexão entre o time, entretanto, quando as pessoas estão mais livres para resolver algumas questões e organizar a própria rotina, alguns processos ficam mais simples. 

Crie uma estrutura organizada para o home office

Depois de listar algumas vantagens para a sua empresa aderir ao trabalho remoto ou home office, vamos entender melhor como implementar esses modelos de forma harmoniosa e conectada. 

Escolha boas ferramentas para o dia a dia 

Quando a distância se torna uma realidade, as boas ferramentas são fundamentais para manter a conexão entre todo o time e organizar todas as demandas de trabalho. Portanto, é importante configurar plataformas de comunicação, reunião, gestão de tarefa e nuvem para armazenar arquivos e outros dados. Vamos dar algumas dicas de recursos que a sua empresa pode aderir. 

Comunicação

Para manter a comunicação, passar recados e discutir alguns assuntos, é essencial ter uma ferramenta com esse propósito. A nossa dica é o Slack, que possibilita a criação de canais (grupos) para que todas as pessoas da equipe possam se comunicar. Outra sugestão é o Microsoft Team, que permite reuniões, chats e o uso das ferramentas Office em tempo real. 

Reuniões em videochamada

As plataformas de videochamada ganharam muito destaque durante a pandemia, e para a sua empresa, a nossa dica é experimentar o tradicional Skype ou o Google Meets, que é prático, fácil de usar e muito intuitivo. 

Gestão de tarefa

Para organizar todas as tarefas, o Trello é uma boa ideia. Nele, é possível dividir atividades, seguir um fluxo de trabalho, criar painéis e incluir toda a equipe. Além disso, a plataforma é muito fácil de usar, tem design simples e todos podem ver as alterações em tempo real. 

A Asana também é uma plataforma de gerenciar projetos e trabalha com objetivos, prazos e criação de tarefas. Outro benefício é integrar com outras ferramentas já utilizadas pelos seus colaboradores, como todos os recursos do Google. 

Estabeleça boas práticas para a comunicação

Trabalho remoto ou home office pede por uma excelente comunicação. Afinal, sem estar presente é difícil saber a disponibilidade das pessoas, o que está acontecendo e como elas estão se sentindo sobre determinado assunto. Portanto, é importante estabelecer algumas boas práticas para melhorar isso.

Em geral, as ferramentas de comunicação possuem a possibilidade de alterar o status para “disponível”, “ausente” ou então para deixar algo que sinalize se a pessoa está de férias ou em reunião. Portanto, é importante recorrer ao máximo a todas essas funcionalidades para que toda a equipe fique a par do que está acontecendo e evite desencontros. 

Se a sua empresa permite que funcionários façam horários diferentes do comercial, é importante que todos tenham acesso a uma planilha que reúna essas informações para que as demandas possam ser organizadas melhor. Lembre-se: está tudo bem se algumas pessoas preferem trabalhar de madrugada e outras não. Cada um tem o seu tempo e os seus momentos de maior produtividade.

Com uma boa comunicação a distância, o colaborador pode trabalhar em qualquer lugar do mundo

Mulher trabalhando no sofá

Com uma boa comunicação a distância, o colaborador pode trabalhar em qualquer lugar do mundo.

Seja flexível para liderar a distância

Liderar não é uma tarefa fácil, e a distância é mais difícil ainda. Mais do que nunca, é necessário saber ouvir, compreender e preocupar-se. Portanto, em primeiro lugar, é preciso ter confiança no seu time. Quando alguém lhe diz que não conseguiu fazer algo porque estava ansioso ou a internet caiu, acredite. Dê um voto de confiança a todos e compreenda que trabalho remoto e home office requerem um olhar com sensibilidade para o que acontece na rotina da sua equipe.

Outro ponto importante são os feedbacks. Pessoalmente, é fácil perceber quando as coisas estão satisfatórias, mas a distância nem sempre é tão claro. Estabeleça com os coordenadores da empresa de sempre enviarem feedbacks mensais ou trimestrais para os funcionários, de preferência em videochamada, para que possam ser tiradas dúvidas e garantir que tudo foi compreendido.

Caso não seja possível, envie e-mails escritos com cuidado para que não deem espaço para duplas interpretações ou que não passem uma ideia tão negativa quando o feedback não for positivo. Afinal, quando a comunicação se dá por escrita, sem ouvir o tom de voz da pessoa, pode ocorrer do receptor entender mal a mensagem. 

Saiba o que é necessário ser evitado

Como modelos mais inovadores, o trabalho remoto e home office geram mais autonomia e liberdade, proporcionando também uma empatia maior com a vida pessoal do colaborador. Portanto, é importante evitar comportamentos e exigências de modelos mais tradicionais, e que deixam de fazer sentido neste novo cenário pós-pandemia.

Para começar, cobre menos horários. Pense que pessoas que optam por um trabalho a distância talvez o façam para alinhar com estudos, vida familiar ou outros projetos pessoais. Tenha um olhar humanizado e não torne a carga horária um obstáculo. Foque em resultados apresentados e estabeleça um mínimo de horas a serem cumpridas. 

Outro ponto fundamental é não utilizar o WhatsApp como um meio de comunicação. Lembre-se que o app é algo muito pessoal e utilizado para conversar com amigos e familiares. Não seja invasivo e saiba manter assuntos profissionais apenas nas plataformas de uso da empresa, como o Slack, citado anteriormente. 

Por último, não seja controlador em relação a estar online. Mais uma vez, ressaltamos a importância de confiar e compreender que cada pessoa tem o seu tempo, e isso não significa irresponsabilidade. Se o seu colaborador está evoluindo, entregando tudo corretamente, não há motivos para se preocupar.

Trabalhar em casa nem sempre será estar no melhor ambiente de trabalho. É importante que empresas sejam compreensíveis com as necessidades de cada colaborador.

Mulher trabalhando em home office enquanto segura filho no colo

Trabalhar em casa nem sempre será estar no melhor ambiente de trabalho. É importante que empresas sejam compreensíveis com as necessidades de cada colaborador.

Ofereça suporte para o espaço de trabalho

O seu funcionário prefere exercer a função de casa? Preocupe-se também em proporcionar um bom espaço para que ele possa trabalhar. Invista em móveis que o ajudem no dia a dia com conforto, ergonomia e praticidade, como a mesa Eva, criada especialmente para o home office, ou as cadeiras de escritório. Afinal, estar devidamente acomodado reflete diretamente na produtividade do seu funcionário. 

Esse tipo de cuidado com a estrutura é importante e pode ser feito por acordos entre empresa e colaborador para a aquisição de móveis. Por exemplo, o funcionário pode receber um empréstimo e pagar com horas de trabalho. Ou então, você pode optar pela assinatura de móveis e negociar o pagamento com a sua equipe. 

Com o nosso guia prático para trabalho remoto e home office, você terá um bom direcionamento de ações necessárias para fazer a transição para novos modelos. Aproveite que está por aqui e comece por escolher os móveis que irão garantir uma estrutura confortável e prática para o seu time! Clique no banner abaixo e conheça a mesa Eva, desenhada exclusivamente para o trabalho em casa.

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