A forma como o ambiente é projetado pode aumentar ou diminuir a produtividade no trabalho. O clima organizacional, a paleta de cores e até mesmo o mobiliário escolhido para o escritório exercem influência no desempenho dos funcionários e do seu negócio.
A produtividade no ambiente de trabalho é entendida como a capacidade de concluir tarefas de forma ágil e qualificada. E para alcançá-la é necessário estar atento sobre os aspectos que interferem na conquista do resultado pretendido, tanto de forma positiva quanto negativa. Neste artigo, apresentamos quais fatores são esses, veja só!
Layout do escritório
Não existe um modelo padrão que funciona para todas as empresas. A descoberta do melhor layout está intimamente ligada ao perfil e à identidade do negócio, ao tipo de atividade desenvolvida e às necessidades para execução das tarefas.
A fórmula ideal de layout é aquela que consegue criar condições para o trabalho, conferir certa privacidade às pessoas, sem isolá-las completamente, incentivar a colaboração e evitar a propagação de sons.
A preocupação acústica é um elemento que merece atenção, uma vez que o nível de ruído no ambiente influencia no humor e na concentração.
Organização do espaço
Um escritório organizado facilita a localização de ferramentas e documentos importantes para a rotina de trabalho, favorece a concentração dos colaboradores e ainda contribui para construir uma boa imagem da empresa.
A bagunça tem um efeito nocivo sobre a rotina: distração. Uma mesa tumultuada de papéis e objetos, embora pareça inofensiva, pode desencadear um ritmo caótico e desorganizado de trabalho, dificultando a concentração e a priorização das tarefas.
Como consequência, podem surgir atrasos nas entregas, atividades incompletas, mal elaboradas e abaixo das expectativas.
Cores
Além de delimitar áreas, as cores são usadas para sinalizar a identidade da empresa, quebrar a monotonia e, indiretamente, estimular a produtividade.
Os tons neutros, quando aplicados em excesso, geram tédio, e por isso é interessante fazer um contraste com cores vibrantes, seja na mobília, nos objetos de decoração ou em uma parede.
Nuances quentes são estimulantes e, por isso, despertam ideias criativas e fazem as pessoas renderem mais no trabalho. Em excesso, no entanto, contribuem para aumento do estresse, ansiedade e impaciência.
Cores frias transmitem tranquilidade e deixam os espaços agradáveis, mas devem ser empregadas com moderação para que não gerem melancolia e nem preguiça.
Tons quentes, como o vermelho, estimulam a criatividade e o rendimento no trabalho.
Locais de trabalho variados
Embora os escritórios de plano aberto sejam uma tendência na arquitetura corporativa, não são referência em concentração e produtividade. A saída para combater os desafios do open space é criar locais privativos e silenciosos.
Comece oferecendo espaços menores para reuniões com poucos participantes, que também podem funcionar como um casulo para atividades de concentração máxima. Adicionar mobiliário mais casual também é uma boa ideia, como sofás, cadeiras confortáveis e pufes.
Mobiliário corporativo
Oferecer móveis que sigam as normas de ergonomia também é um fator determinante para aumentar a produtividade. O mobiliário proporciona um ambiente agradável, confortável e funcional, além de evitar uma parte dos problemas laborais que podem gerar afastamento.
Também pode colaborar com o aumento da identidade corporativa e engajamento dos funcionários.
Elementos naturais
A ciência já provou que a adição de componentes naturais no escritório é benéfica para a saúde física e mental. Funcionários que trabalham em ambientes que investem em paisagismo produzem até 15% mais, demonstrando que as plantas constroem um espaço propício para o bem-estar e o desenvolvimento pessoal.
A iluminação natural atua na diminuição da fadiga ocular, dor de cabeça e visão embaçada. Pesquisa da Universidade Cornell, nos Estados Unidos, constatou redução de 84% nesses sintomas em funcionários que trabalham em escritórios com entrada de luz solar controlada.
Clima organizacional
O clima organizacional tem alto poder de influência na produtividade. Isso porque um ambiente de trabalho agradável contribui para o engajamento e a satisfação dos funcionários, que produzem mais e melhor.
Ele é um retrato da realidade da empresa e torna-se importante medi-lo com pesquisas periódicas para entender como os funcionários percebem o ambiente. Essa avaliação vai mostrar quais os pontos fortes e quais precisam ser melhorados.
Ter um clima organizacional positivo é um dos caminhos para o crescimento sustentável da empresa. Pessoas satisfeitas, motivadas e com alto grau de integração rendem mais e melhor.
Distribuição de funções e projetos
Quando a distribuição de funções e projetos não está bem definida e esquematizada, há perda na produtividade, principalmente no andamento de processos que envolvem membros de diversas equipes.
Isso porque uma boa distribuição ajuda a delegar tarefas e, consequentemente, promove uma integração mais efetiva entre os setores.
Gestão do tempo
Gerir bem o tempo é um dos grandes segredos para conquistar a produtividade. Nesse caso, a dica é fazer pequenos intervalos entre a execução de uma tarefa e outra para evitar o cansaço mental.
Outro ponto para um melhor aproveitamento do tempo é programar a semana. No sábado ou no domingo, tire alguns minutos para elaborar um cronograma de tudo o que precisa ser feito por dia.
O cronograma semanal é útil para gerenciar projetos, reuniões e atividades no trabalho.
O meio não importa, pode ser um planner digital ou em papel, desde que seja eficiente para gerenciar tarefas e projetos. Importante: escolha uma única agenda, planner ou calendário para reunir todos os compromissos. E mais: incentive os funcionários a serem organizados.
Não esqueça de deixar algumas lacunas de horários pela manhã e à tarde, caso surjam demandas urgentes.
Mais uma ótima maneira de fazer uma gestão eficiente do tempo é automatizar determinados processos. Desta forma, os funcionários terão maior disponibilidade para focar nas atividades estratégicas.
Viu como a forma como o escritório é projetado pode aumentar ou diminuir a produtividade da equipe? Invista nos elementos certos para melhorar os indicadores de desempenho, ter funcionários satisfeitos, um ambiente seguro e uma empresa sustentável.
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