8 dicas para organizar o escritório para a volta da quarentena

Chegamos a 2021 e não há como negar que este é um ano de esperança para a população de todo o mundo. Desde o primeiro caso de Covid-19 confirmado no Brasil, a nossa vida se transformou em diversos aspectos, desde o encontro com a família até ao trabalho e, nesse caso, foi preciso aprender a organizar o escritório para o novo cenário profissional. 

Em 2020, vimos a ciência correr para encontrar uma vacina, assistimos notícias preocupantes e precisamos aprender a conviver com a saudade. De fato, podemos dizer que foi um ano em que o mundo estava de pernas para o ar. 

Para este ano, muitas empresas que haviam optado por passar 2020 em home office vão regressar e precisam criar uma nova realidade de trabalho. Para ajudar gestores, líderes e funcionários, separamos oito dicas de como organizar o escritório e fazer um retorno tranquilo.

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1. Mudança de modelos de trabalho

Para algumas empresas, o home office se tornou uma opção definitiva. Em alguns casos, a experiência de trabalhar em casa trouxe resultados positivos, tanto em produtividade quanto em aprovação dos colaboradores. 

Já para outras, o retorno trouxe duas opções: apostar no modelo híbrido, ou seja, a equipe pode escolher se quer continuar em home office ou presencial, ou manter todo o time presente, de forma mais tradicional. 

Antes de marcar o retorno, é importante que o modelo de trabalho para 2021 seja discutido e definido, afinal, essa escolha irá mudar muitos aspectos dentro da empresa, como a disposição de móveis, as políticas internas e a estrutura do escritório. 

Após chegar a uma conclusão, siga com os próximos passos, como a definição de um novo layout pautado em safe design. 

2. Novo layout e safe design

Não será possível permanecer com o layout do escritório da pré-pandemia. Como uma das medidas para evitar a transmissão é manter o afastamento social, os funcionários não poderão trabalhar próximos, e será preciso respeitar uma distância mínima de 1 metro entre eles.

A solução será pensar na redução do adensamento das mesas, com poucos funcionários por estação, limitando a aproximação de outras pessoas por faixas demarcadas no chão ou instalando acessórios que protejam o colaborador, como divisores autoportantes.

As empresas vão retornar ao trabalho em dinâmicas diferentes, que vão exigir soluções distintas para cada uma. Entre os cenários possíveis está a volta de toda a equipe, o que pedirá maior espaçamento entre os usuários e higiene reforçada.

Para quem optou pelo home office definitivo, o antigo layout do escritório deixa de fazer sentido, já que não há necessidade de manter toda uma estrutura com diversas mesas e cadeiras se ninguém irá ocupá-las. Elas podem ser emprestadas para os seus colaboradores, para que eles possam organizar melhor o escritório em casa. 

Já no modelo híbrido é necessário repensar todo o layout do escritório, já que esses ambientes são inspirados nos modelos de coworking, nos quais todo o time trabalha reunido no mesmo espaço. 

Além do espaço coworking, é importante destinar salas para reuniões, atendimento, confraternizações, cursos e treinamentos.

Outra possibilidade é intercalar entre trabalho remoto e presencial no escritório. Para este caso, será preciso atuar com estratégias de safe design, com mesas em posição rotativa, limpeza reforçada, circulação restrita e em sentido horário e sem reuniões presenciais. As áreas colaborativas deverão ser replanejadas para abrigarem mais estações de trabalho.

Escritórios de layout aberto serão mais fáceis de adequar em razão do amplo espaço de circulação disponível, possibilitando manter as mesas mais afastadas. Para locais com divisórias, a saída é limitar o número de pessoas por sala – não esquecendo de manter a porta sempre aberta.

3. Reforço da higienização

Para receber a equipe novamente, é importante que a higienização de todo o ambiente seja reforçada como medida de prevenção ao coronavírus. Portanto, é necessário seguir todas as normas, que vão desde o uso da máscara até a desinfecção do local com mais frequência. 

É preciso pôr em prática um plano de contingência, com regras bem estabelecidas que devem ser seguidas pelos funcionários. 

Todos devem ter as temperaturas medidas diariamente ao chegar no local de trabalho, as mãos higienizadas e a desinfecção dos sapatos em tapete sanitizante.

Mesas, computadores e demais instrumentos de trabalho deverão ser higienizados com desinfetante ou álcool 70% pelos próprios funcionários ao menos duas vezes por dia: no início e no final do expediente.

Caberá à empresa fornecer todos os itens de higiene (máscaras, álcool em gel) aos funcionários e conscientizá-los sobre a importância de manter as mãos limpas, lavando-as com água e sabão por pelo menos 20 segundos, e evitar tocar em olhos, nariz e boca com as mãos não higienizadas.

Aqui estão as instruções do CDC (Centro de Controle e Prevenção de Doenças), dos Estados Unidos, para repassar a quem voltará ao escritório.

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Desinfecção de superfícies deverá ser constante.

Será necessário redesenhar uma rotina de higiene para o pessoal da limpeza do escritório, especialmente de superfícies altamente tocadas, como telefones, maçanetas, janelas, interruptores, torneiras e pias.

Em vez de ar-condicionado, será preciso abrir as janelas e deixar o local bem ventilado para eliminar o vírus.

4. Plano de retorno gradativo

Os funcionários não voltarão ao trabalho simultaneamente. Será exigido um plano de reabertura gradual da empresa, seja alternando trabalho remoto e presencial, dividindo a equipe por turnos ou limitando o número de pessoas com base na área útil do escritório.

O ideal é criar normativas para o período de Covid-19 e enviar aos funcionários dias antes do retorno ao trabalho, explicando como será a nova dinâmica. O documento deve incluir as orientações de higiene das mãos e do ambiente, obrigatoriedade do uso de EPIs, distanciamento, uso de elevadores, limitação de pessoas no refeitório e diretrizes para reuniões presenciais.

Pessoas com sintomas da doença devem ser aconselhadas a permanecer em home office por ao menos 14 dias, assim como as que se enquadram em grupos de risco: doenças cardiovasculares, pressão alta, diabetes, asma, doença pulmonar obstrutiva, insuficiência renal, doença hepática grave, imunodeficiência e câncer.

Outra dica para estar atento são as próprias indicações de cada Estado. Por exemplo, em São Paulo, existem as fases por cor, onde cada uma tem as suas especificidades. A gestão da empresa sempre deve estar antenada a elas, para seguir as orientações sobre o funcionamento de empresas e sobre o número de pessoas no local. 

5. Treinamento de funcionários

Como já dissemos no tópico anterior, os colaboradores devem receber todas as informações antes mesmo de chegar ao escritório. Portanto, além de criar documentos com as novas regras, é importante organizar reuniões virtuais para discutir o assunto. 

Elas podem ser feitas por departamentos ou com todo o escritório de uma vez, o importante é certificar-se que todos entenderam e não restam dúvidas de como proceder. 

Após explicar todas as mudanças e as novas políticas, no dia do retorno, em pequenos grupos, é importante mostrar pessoalmente as novidades implementadas e como irá funcionar a circulação pelo escritório. 

6. Integração da equipe

No retorno ao escritório, depois de semanas em isolamento no home office e de reuniões por videochamada, não é indicado colocar os funcionários em uma sala para fazer comunicados. O ideal é conversar com a equipe, mantendo cada um na sua própria mesa, para evitar aglomeração.

Reintegrar os colaboradores ao ambiente de trabalho será um processo demorado, uma vez que ainda haverá hesitação e medo de contaminação. Por isso, é fundamental transmitir segurança e criar um plano de adaptação, permitindo que as pessoas voltem em grupos alternados e recebam informativos de como a empresa se preparou nas últimas semanas para recebê-las.

Reuniões presenciais devem ser feitas em pequenos grupos, nos quais todos estão de máscara e distanciados. Ao invés de reunir toda a empresa, pense em bate-papos apenas entre os departamentos (se eles forem pequenos) e, para comunicados gerais, utilize da videochamada. 

Em reuniões, deve ser evitada a participação presencial de pessoas de grupo de risco, com o intuito de protegê-las de possíveis contaminações. Nesse caso, deixe sempre preparado  um notebook para transmitir o bate-papo ao vivo ou faça a gravação para enviar aos colaboradores. 

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Distanciamento e uso de EPIs serão a nova rotina nos espaços de trabalho.

Mesmo com a volta ao escritório, a rotina de trabalho sofrerá mudanças, a começar pelo nível de produtividade. As pessoas ainda precisarão de um tempo para se adaptar (assim como aconteceu no home office), e os gestores devem saber disso de antemão, compreendendo que nem tudo pode sair dentro do esperado.

7. Mensagens de boas-vindas

O plano de volta ao escritório deve se preocupar também com a recepção dos colaboradores, afinal não será, nem de longe, um dia comum.

Escrever mensagens de retorno ao escritório é um gesto simples e delicado para confortar a equipe e demonstrar que existe uma rede de apoio disponível na empresa.

8. Ações de cuidado ao colaborador

Durante o período de home office, muitas empresas buscaram soluções para cuidar da saúde mental do trabalhador com o intuito de evitar quadros complicados, como depressão, ansiedade e síndrome de burnout.  Mesmo em um cenário de retorno, é importante que essas ações não terminem por aqui.

A pandemia continua, os riscos e os medos também. Até a situação se estabilizar e mostrar melhora, é importante acompanhar de perto e garantir que os seus colaboradores estão bem.

Equipes que retornam ao trabalho presencial terão que lidar com o medo da infecção no escritório e no transporte público, assim como o choque de voltar ao convívio social, que ficou de lado por longos meses. 

Já para os que permanecem em home office, é importante que eles entendam que esse será o modelo de trabalho oficial e que, por vezes, pode ser um pouco solitário não ter colegas ou o ambiente do escritório. É preciso ter a certeza de que eles estão prontos para continuar a lidar com isso. 

Mesmo que a volta ao trabalho pareça um movimento distante em razão da pandemia, já é hora de traçar um planejamento para receber os funcionários na empresa. Um preparo atento vai minimizar erros e estresse generalizado.

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