Com boa parte das empresas trabalhando remotamente, uma das adaptações necessárias é fazer reunião por videoconferência ao invés de um encontro presencial. Equipes que não possuem esse hábito durante períodos normais podem sofrer com essa transição, mas é possível tornar uma reunião online em uma experiência positiva para todos.
Separamos dicas práticas para tornar os encontros virtuais mais produtivos. Continue a leitura para conferir!
Verifique se a videoconferência é necessária
Se o sentimento de frustração com “reuniões que poderiam ser e-mails” já é grande presencialmente, ele cresce quando falamos de videoconferências. Elas exigem mais esforço do que apenas ir até uma sala – é necessário usar fone de ouvido, conferir a qualidade da internet e interromper completamente o fluxo de trabalho.
Por isso, sempre avalie se a videoconferência é necessária. Verifique se o assunto pode ser discutido ou resolvido em uma conversa utilizando um mensageiro instantâneo (Slack, Hangouts) ou mesmo em um e-mail. Se a resposta for positiva, priorize essas alternativas. Ofereça-se para fazer uma chamada caso não fique claro, mas procure explicar de outras formas.
Salve as reuniões por videoconferência para assuntos de bastante importância, como comunicados essenciais para equipe e emergências, apresentações e afins. Dessa forma, o time pode manter o fluxo de produção sem uma interrupção.
Prefira reuniões em grupos pequenos
Muitas pessoas estão sofrendo com a qualidade da conexão para videochamadas, que exige um grande volume de dados. Além de dicas para melhorar a velocidade da internet, como fechar outros programas e priorizar a conexão a cabo, uma dica válida é fazer reuniões em grupos pequenos.
Reuniões com poucas pessoas são mais leves, melhorando a qualidade do vídeo e áudio.
Se a empresa é dividida por equipes, é interessante que a diretoria passe os principais pontos para que os gerentes e coordenadores repassem para seus subordinados, em chamadas com menos pessoas. Assim, menos internet é consumida sem prejudicar a transmissão de informações.
Escolha a melhor plataforma para o time
Com a pandemia de COVID-19, a busca pelo melhor app de videoconferência profissional aumentou consideravelmente. Além de opções amplamente conhecidas, como o Skype, plataformas como Google Meet (disponível para assinantes da G Suite) e Zoom estão sendo consideradas.
Cada uma tem sua vantagem: enquanto o Skype é familiar para mais pessoas, o Google Meet roda diretamente no navegador e já é incluso para empresas assinantes da G Suite – a plataforma também foi liberada para uso completo e gratuito durante a pandemia do COVID-19, com acesso liberado até julho de 2020. O Zoom cresceu rapidamente como uma opção leve e rápida, porém a política de privacidade assusta alguns especialistas.
Escolha a opção que seja mais acessível para a maioria dos colaboradores. É possível fazer uma pesquisa para conferir o software preferido, garantindo maior satisfação. Também vale a pena realizar um tutorial de como utilizar a plataforma, evitando problemas.
Utilize a câmera apenas quando necessário
Outro fator que melhora a qualidade de chamadas, evitando cortes e congelamentos, é utilizar apenas o áudio. Dessa forma, a videoconferência fica mais leve e melhora em conexões fracas ou instáveis.
Sem vídeo, as ligações ficam mais leves. Por isso, ligue a webcam apenas quando necessário.
No começo da reunião, solicite para que desliguem a câmera. Caso seja necessário fazer um pronunciamento em vídeo, deixe apenas quem precisa ligar a câmera, e oriente o restante a mantê-la desligada.
Organize a pauta previamente
Se em encontros presenciais uma pauta de reunião bem organizada faz toda a diferença, ela é ainda mais importante em videoconferências. Escreva todos os assuntos que precisam ser discutidos, anotando também pontos que devem ser frisados.
Com um roteiro da reunião por videoconferência, os encontros serão mais ágeis e produtivos, evitando prolongamentos desnecessários.
Foque na objetividade
Reuniões por videoconferência precisam ser objetivas para evitar distrações e perda de tempo. Discuta o que for necessário, ouça as opiniões e encerre quando o assunto for resolvido.
Reuniões objetivas são recomendadas, seja presencialmente ou online.
Não há nada de errado se, depois da reunião, as pessoas conversarem um pouco – afinal, no home office não estão se vendo em todos os dias úteis como normalmente. Porém, abra esse espaço para o final do encontro.
Não esqueça da ata
Em chamadas de vídeo, pode ser que a conexão de alguém esteja instável, haja algum travamento ou outro empecilho que atrapalhe o entendimento dos processos. Para evitar esse problema, peça para alguém com uma boa conexão fazer a ata da reunião.
O documento oficializa tudo que foi discutido no encontro e serve como ajuda para quem perdeu parte da reunião ou deseja relembrar os principais pontos.
Arrume o espaço visível da casa
Se o vídeo for necessário, é recomendado deixar o espaço visível na câmera sem distrações e bem arrumado. Afinal, o foco do encontro são os assuntos que precisam ser resolvidos, e não o espaço de cada um.
Verifique se a iluminação não irá atrapalhar a chamada e não esqueça de levar uma garrafinha d’água e tudo que irá precisar, evitando a necessidade de levantar para buscar alguma coisa. Assim, a equipe mantém-se focada no que é necessário e a reunião fica mais objetiva.
A reunião por videoconferência pode se tornar frutífera e agradável para todos, assim evitando problemas de comunicação na equipe.
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