Como organizar o escritório para o começo do ano?

O período entre o fim do ano e começo do próximo, em geral, é marcado pela organização e limpeza do escritório. É o momento de dar uma boa olhada em todos os documentos e papéis que podem ser descartados, assim como listar o que é preciso repor, como os materiais de papelaria, cadeiras estragadas, aparelhos e outros itens indispensáveis para o dia a dia da empresa. 

Quem trabalha com a gestão, no entanto, sabe que essa tarefa não é nada fácil e sempre fica a dúvida de como organizar o escritório. Afinal, por onde começar e quais critérios adotar? 

Neste artigo, listamos algumas dicas que vão ajudar o seu time nesse processo, considerando também o momento de pandemia, em que as necessidades são específicas e diferentes dos anos anteriores. 

Otimize o espaço

Algumas empresas são tão desorganizadas que sequer têm um bom espaço para circulação dos funcionários ou a organização dos materiais de escritório e outros itens. A verdade é que a falta de otimização de espaço só atrapalha a rotina, tanto na mobilidade quanto na produtividade da sua equipe, já que o incômodo com a bagunça atinge até mesmo o bem-estar individual. 

Portanto, antes de começar a organizar e a destinar um espaço para cada coisa, comece por pensar em como organizar o escritório de forma que se aproveite melhor cada metro quadrado do local. Para isso, comece a fazer um planejamento dos móveis, que devem estar dispostos de forma prática e funcional. 

Por exemplo, se o seu escritório é pequeno, o melhor a fazer é escolher mesas de trabalho menores, com design mais clean, mas que ofereçam ergonomia e espaço para que o seu colaborador realize todas as atividades com conforto. 

Para locais maiores, vale a pena investir em estações de trabalho que possam agrupar as pessoas por departamento ou por atividade. Mas atenção: é preciso respeitar o distanciamento, considerando o novo coronavírus:

  • Estações de trabalho em bancada contínua: distanciamento de, no mínimo, 1,50 metro. 
  • Largura da mesa de reuniões, da diretoria e de recursos humanos: mínimo de 90 cm.

Além do espaço em relação aos móveis, você pode pensar em outros truques de otimização do espaço. Confira em seguida. 

Repense as cores do escritório

As cores são muito importantes para dar a harmonização visual. Aposte em tons claros, que dão a sensação de mais espaço e refletem melhor a iluminação, ajudando a deixar o local com menos sombras. 

Explore espaços verticais

Por que arrumar tudo em mesas se você pode explorar outros espaços? Gaveteiros, prateleiras e armários são ótimos para organizar documentos, armazenar capacetes, bolsas e outros itens dos colaboradores ou guardar materiais de papelaria. 

Conte com ajuda profissional

Nada como a ajuda de um arquiteto para organizar o espaço do escritório. Ele poderá criar um projeto corporativo personalizado e com móveis que façam sentido e otimizem todo o ambiente, respeitando a acessibilidade para pessoas com deficiência e a mobilidade. Na Riccó, você conta com uma experiência de mais de 145 anos em mobiliário corporativo. 

Crie novos protocolos de ocupação do escritório

Ao falarmos em como organizar o escritório, não podemos deixar de fora os protocolos de ocupação do espaço, que surgiram durante a pandemia para garantir mais segurança a todos. Mesmo em um cenário de flexibilização, é preciso tomar cuidados para não haver a propagação do novo coronavírus dentro da empresa. 

Portanto, ao começar 2021, tenha no seu planejamento um protocolo estruturado para o uso de todas as áreas compartilhadas. Faça treinamentos, espalhe cartazes e reforce a comunicação sobre a importância de todos respeitarem as novas regras para o bem-estar geral. 

Você pode se basear em protocolos feitos por autoridades, como o do Estado de São Paulo. De acordo com o documento, separamos pontos que podem ser levados em consideração para o escritório.

Cozinha e espaços de alimentação

Ao criar as diretrizes de começo de ano, é importante incluir novas regras para o uso da cozinha, como número máximo de usuários no espaço, distanciamento de mesas e cadeiras, número mínimo de pessoas em uma mesa, escalas diferentes para horário das refeições e talheres protegidos do contato com as pessoas.

Regra de distanciamento para refeitórios

No refeitório ou na cozinha, deixe sinalizado onde os funcionários podem ou não sentar.

Outros espaços do escritório

Uma das técnicas que muitas empresas e organizações utilizam para marcar as áreas que não podem ser utilizadas são as faixas ou outro tipo de indicação visual. Você pode aplicar esses elementos em cadeiras e espaços, para evitar aglomerações. Nas estações de trabalho, por exemplo, demarque onde cada funcionário pode ou não sentar. Lembre-se de sempre manter um monitoramento para ver se essa regra está sendo respeitada e se as marcações continuam corretamente no local.

Regras de distanciamento para escritório

Mantenha uma distância mínima de 1,50m nas estações de trabalho.

Higienização de espaços

Ao preparar o planejamento de como organizar o escritório de acordo com as recomendações de prevenção ao novo coronavírus, não se esqueça de incluir a higienização dos ambientes. Conte com o time da limpeza e com os demais colaboradores para reforçar a importância de todos assumirem a responsabilidade pelo local.

Com o time de limpeza, é essencial montar uma nova rotina de trabalho para manter o escritório sempre desinfetado e higienizado, especialmente em locais onde o contato com superfícies é maior. Cada funcionário, independentemente do setor, deve assumir a limpeza de sua mesa de trabalho, teclado, mouse e outros objetos que manusear. 

Organize mesas e documentos

Quando falamos em como organizar o escritório, é claro que a arrumação de mesas, pastas e documentos não pode ficar de fora. Portanto, comece por disponibilizar alguns materiais que podem ajudar na tarefa de ordenar o espaço de trabalho, como organizadores de papéis e documentos, flanela para limpeza, porta-trecos e lixeira próxima, para que o funcionário possa descartar o desnecessário. 

Para ajudar a equipe, você pode planejar um pequeno treinamento de dicas para organização e espalhar cartazes com alguns passos que podem ser aderidos. Arrumar a mesa, sem dúvidas, é um grande aliado para manter a produtividade e agilizar a rotina. 

Quanto à organização de documentos, a nossa dica é dispor em pastas que contenham cores e etiquetas diferentes, para que seja fácil de encontrar. Para guardar papéis de cada departamento com segurança, invista em armários com divisórias. 

Reveja os materiais do escritório

Outra dica de como organizar o escritório para um novo ano é a verificação dos materiais em estoque e que estão em falta. Isso se aplica a artigos de papelaria, aparelhos, móveis, copinhos descartáveis, itens de limpeza e outros objetos que fazem parte do dia a dia do ambiente de trabalho

Para isso, o ideal é fazer listas separadas por temáticas. Por exemplo, imagine que você quer implantar mais ergonomia no trabalho. Crie um documento e liste tudo o que precisa para isso, como cadeiras novas, apoio para punhos e pés, mudança na iluminação e outros. Ficará mais fácil se for dividido por departamentos, salas ou funcionários, pois assim você terá um controle mais real do que é necessário. 

Mulher pensando em como organizar o escritório

Faça uma lista com os itens necessários, isso ajudará na hora de comprar e cotar preços.

Além de ver o que está em falta, é importante analisar o que deve ser descartado. Quantas vezes um escritório não acumula papelada, telefones estragados, cabos e outros itens que não são mais necessários? Com certeza, essa é uma situação que acontece com mais frequência do que desejamos. 

Assim como a lista para ver o que falta, faça uma para o descarte. Veja armários, converse com os seus colaboradores e faça um mutirão para a limpeza de itens desnecessários. Aliás, essa é uma ótima oportunidade para praticar a sustentabilidade e fazer a separação de materiais de acordo com a reciclagem. 

Monte novas rotinas de trabalho

Nossa última dica de como organizar o escritório para começar 2021 é a renovação das rotinas de trabalho. Aqui, nos referimos a repensar novos processos que podem acontecer ao longo do dia ou da semana. Por exemplo, uma reunião de 15 minutos diariamente para alinhar objetivos e tarefas. Ou, então, um encontro mensal para apresentar metas e conquistas da equipe. 

O importante é que as rotinas sejam montadas de forma que se adequem a todos os colaboradores e se encaixem ao dia a dia deles, sem os atrapalhar. Para isso, você pode reunir os coordenadores de cada departamento para criar essa comunicação e verificar o que deve ou não ser feito.

Não se esqueça que, assim como repensar novos modelos de trabalho, trazer mais momentos de lazer e convívio também deve estar em pauta. Respeitando sempre, é claro, as medidas de distanciamento social.

As ideias de como organizar o escritório são importantes para garantir que o novo ano comece de um jeito diferente, otimizado e mais harmonioso. Planejar todos os detalhes garante mais produtividade para toda a equipe e a descoberta de novas soluções. Além disso, faz com que toda a empresa esteja mais preparada para um ambiente de trabalho seguro e que respeita o bem-estar e a saúde de todos, individual e coletivamente. 

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