Como Otimizar a Gestão de Facilities de Sua Empresa

A gestão de facilities, por se tratar do controle de tarefas consideradas simples na maioria dos casos, muitas vezes é subestimada por gestores. Entretanto, independentemente do teor das atividades, essa é uma área que precisa de total atenção.

A abrangência dos pontos que precisam ser gerenciados por esse setor é muito grande. Sendo assim, existe a possibilidade de uma falha afetar até mesmo a produtividade de uma área da empresa.

Como otimizar os processos de gestão de facilities?

Praticamente toda empresa precisa de um espaço físico para operar, e é da gestão de facilities a responsabilidade pela manutenção e administração desse ambiente.

Isso inclui todas as questões relacionadas ao mobiliário corporativo, instalações e, em caso de conjuntos, o contato com a área administrativa predial para a solução de problemas que vão além das possibilidades do setor.

São muitos os pontos de atuação da área de facilities e, por isso, o melhor é que os processos sejam otimizados para que não tomem tempo nem afetem o trabalho diário dos colaboradores. Veja abaixo algumas dicas:

Busque bons horários para a limpeza

A limpeza é um detalhe que também está incluso na gestão de facilities. Organizar e determinar a ação dos profissionais de limpeza do ambiente é responsabilidade do gestor.

Para otimizar os processos nesse ponto, que pode exigir, em alguns dias, movimentação de móveis ou até mesmo utilização de produtos que podem ser incômodos (aromas, químicas mais fortes) para os colaboradores e gerar um mal estar no ambiente de trabalho, uma boa ideia é planejar os horários.

Evite fazer a parte mais intensa da limpeza nas horas úteis do dia. Procure organizar com as pessoas que farão o procedimento, que seja feito antes da chegada dos trabalhadores, aos finais de semana ou, se possível, após a saída das equipes do ambiente.

Isso ajuda ambos os lados, pois os colaboradores não precisarão parar seu trabalho para arrastar cadeiras, por exemplo, e limpar o local será muito mais simples e rápido.

Faça verificações periódicas nas instalações

Manutenções de emergência podem ser demoradas, além de, em certos casos, impedirem o trabalho durante algumas horas ou dias. Portanto, criar um cronograma de verificação periódica das principais instalações do ambiente é uma boa prática para evitar esse tipo de problema.

Selecione os pontos que devem ser vistos, como a parte elétrica, o encanamento e os móveis corporativos, por exemplo, e aponte uma periodicidade que pode ser trimestral ou menos espaçada.

Tenha fichas para registrar isso e manter guardados os resultados, garantindo uma possível previsão de futuros problemas.

Aposte em terceirização

Embora alguns gestores prefiram ter em sua equipe funcionários da própria empresa, terceirizar o serviços de setores específicos de facilities pode ajudar muito. Limpeza e manutenção de equipamentos são exemplos.

Dessa maneira, você não precisa ter funcionários que só trabalharão em momentos pontuais do dia ou da semana, e poderá fazer isso sob demanda, com mais controle de custos.

Para mais dicas sobre gestão de facilities e outros aspectos de sua empresa, confira o blog da Riccó!

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